コスト削減になるペーパーレス化を導入しよう【業務効率もUPする】

男女

企業とクラウドの関係

メール

ウェブメールは企業にとって人気のクラウンサービスです。他のサービスとの親和性の高さや機能の多さが人気の理由です。ただし、誤って大事な情報を公開してしまわないようにアカウント管理は注意することをお勧めいたします。

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とても頑丈な施設の一つ

微笑む男性

データセンターは耐震耐火対策が徹底的に行われていて、万が一の事態が発生しないように工夫されています。同じデータセンターでも支払わないといけない料金や備わっている設備が違っているので、慎重に選択しなくてはいけないです。

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共同での作業には必須です

ファイル

企業の業務は一人だけで行っているのではなく共同作業が基本です。様々な部署で多くのファイルが作成されます。ファイルを効率的に共有出来るかが大きなポイントです。ファイルサーバはファイル共有の実現に一般的な選択です。しかし構築に関する知識や費用も必要です。そういう時にはクラウドを利用する方法もあります。

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コスト削減方法

女の人

データにしてしまう

コピーをしたり、書類を作ったりするたびに紙を使用するのですが、例えそれが再生紙などの格安で仕入れたものでも、会社全体を考えれば相当な量になります。当然コストもかかるわけですから、社長の立場としては頭が痛いところなので、やっておくと良いのが社内のペーパーレス化です。これは文字通り紙を使わないという意味で、すべてをデータにしてパソコンに取り込んでしまえば良いです。専用のスキャナを使えばペーパーレス化ができますから、お金が節約できるだけでなく、今までに書類を置いていたスペースが空きます。何よりも取引先にデータを送れば良いだけですから、わざわざ郵送したり持参したりといった手間が省けるなど、ペーパーレス化は良いことだらけです。

やらなければいけないこと

一見すると簡単にできそうですが、ペーパーレス化をするなら、いくつかやっておかなければならないことがあります。まず、ペーパーレス化することによって、社内情報の共有が簡単になるのですが、それと同時に誰でも簡単に持ち出せてしまうことを意味するわけです。それを防ぐには、社内にあるパソコンやタブレットは持ち帰って自宅で仕事をしない、私物化させないといったことの徹底をしておきましょう。それから社外から悪意を持った人がアクセスしてくるとも限りませんから、記号化する、パスワードを設定するといった作業が必要不可欠です。自分たちでやるよりも、専門家に任せる方が安全ですから、経験豊富な業者を探して依頼しておくと良いです。